۷ سؤال مهم برای پیدا کردن بهترین نرم‌افزار مدیریت انبار
با گذشت زمان، نرم‌افزار مدیریت موجودی و سیستم‌های مدیریت موجودی به‌طور پیوسته در میان کسب‌وکارهایی که با موجودی کالا سروکار دارند، محبوب‌تر شده‌اند. بر اساس یک نظرسنجی که توسط Wasp Barcode از کسب‌وکارهای کوچک انجام شده است، ۵۳ درصد از کسب‌وکارهای کوچک از نوعی سیستم برای پیگیری موجودی کالاهای خود استفاده می‌کنند. برای پاسخگویی به این نیاز، امروزه گزینه‌های بسیار زیادی برای نرم‌افزار مدیریت موجودی وجود دارد که هرکدام برای پاسخگویی به نیازهای متفاوت کسب‌وکارها طراحی شده‌اند.
فرقی نمی‌کند که برای اولین بار قصد خرید چنین سیستمی را داشته باشید یا بخواهید سیستم فعلی خود را ارتقا دهید؛ در هر صورت، پیدا کردن سیستمی که با نیازهای مشخص کسب‌وکار شما متناسب باشد، ضروری است. سیستم‌هایی وجود دارند که می‌توانند با شرایط منحصربه‌فرد کسب‌وکار شما مطابقت داشته باشند، اما اگر به‌صورت تصادفی یک سیستم را انتخاب کنید، احتمال بیشتری دارد که سیستمی پیدا کنید که مناسب شما نباشد. استفاده از یک سیستم نامناسب نه‌تنها به شما کمک نمی‌کند به حداکثر ظرفیت و عملکرد خود برسید، بلکه ممکن است در نهایت به هدر رفتن پول شما منجر شود.
در این راهنما، مجموعه‌ای از سؤالات را با شما بررسی می‌کنیم که می‌توانید از خودتان بپرسید تا به شما در پیدا کردن نرم‌افزار مدیریت موجودی مناسب برای کسب‌وکارتان کمک کند.
اهداف شما برای مدیریت موجودی چیست؟
کسب‌وکار خود را بررسی کنید تا ببینید آیا هدف یا شاخص مشخصی در زمینه مدیریت موجودی وجود دارد که بخواهید به آن دست پیدا کنید، یا مشکل مشخصی وجود دارد که بخواهید با استفاده از سیستم خود آن را حل کنید.
برای مثال، آیا به دنبال سیستمی هستید که بتواند دقت موجودی کالا را افزایش دهد یا هزینه‌های نگهداری موجودی شما را کاهش دهد؟ آیا می‌خواهید فرآیندهای کاری منظم‌تر و روان‌تری داشته باشید یا سیستم شما قابلیت توسعه و گسترش بهتری داشته باشد؟
یادداشت کردن بهبودهایی که می‌خواهید در مقایسه با سیستم فعلی خود ایجاد کنید، می‌تواند به شما کمک کند سیستمی را پیدا کنید که به‌طور مشخص همان اهداف را دنبال کند.
با چه نوع محصولاتی کار می‌کنید؟
موجودی شامل مواد اولیه، محصولات نهایی و محصولات نیمه‌تمامی است که یک کسب‌وکار نگهداری می‌کند. نوع محصولاتی که یک کسب‌وکار با آن‌ها سروکار دارد، مواد موردنیاز و تنوع هر محصول، همگی بر میزان موجودی‌ای که کسب‌وکار در اختیار خواهد داشت تأثیر می‌گذارند. این موضوع نیز به نوبه خود نقش مهمی در تعیین میزان پیشرفته بودن سیستم مدیریت موجودی موردنیاز برای مدیریت این حجم از اطلاعات دارد.
برای مثال، یک کسب‌وکار که دستگاه‌های الکترونیکی تولید می‌کند، برای هر محصول تعداد زیادی قطعه منحصربه‌فرد خواهد داشت. در مقابل، کسب‌وکارهایی که با پوشاک کار می‌کنند، باید با انواع مختلفی از یک محصول یکسان، مانند رنگ‌ها و اندازه‌های مختلف، سروکار داشته باشند.
هر دو کسب‌وکار حجم زیادی از اطلاعات مربوط به موجودی خواهند داشت. این اطلاعات را می‌توان با استفاده از یک سیستم ساده مانند صفحه گسترده مدیریت کرد، اما استفاده از چنین روشی احتمال بروز خطا را افزایش می‌دهد. یک سیستم پیشرفته مدیریت موجودی می‌تواند حجم اطلاعاتی را که همراه با این نوع موجودی‌ها ایجاد می‌شود، بسیار بهتر مدیریت کند.
به‌طور خلاصه، کسب‌وکارهایی که با چند نوع کالای ساده سروکار دارند، به یک سیستم با امکانات و پیچیدگی کمتر نیاز دارند، در حالی که کسب‌وکارهایی که با انواع بیشتری از کالاها یا تنوع بیشتری در محصولات مواجه هستند، به یک سیستم پیشرفته‌تر نیاز خواهند داشت.
چه تعداد سفارش دریافت می‌کنید؟
در تعطیلات یا سایر دوره‌های اوج فروش، کسب‌وکارها شروع به دریافت سفارش‌هایی بیشتر از حالت معمول می‌کنند و بیش از هر زمان دیگری به سیستم‌های مدیریت موجودی خود وابسته می‌شوند. اگر سیستم شما با حجم سفارش‌هایی که مدیریت می‌کنید تناسب نداشته باشد، همین زمان می‌تواند زمانی باشد که سیستم شما نتواند عملکرد مناسبی داشته باشد.
این وضعیت می‌تواند به خطاهای نامرتب و دردسرساز، از دست رفتن اطلاعات، سردرگم شدن کارکنان یا مشتریان و موارد مشابه منجر شود.
چه در دوره‌های اوج فروش و چه خارج از این دوره‌ها، تعداد سفارش‌هایی که دریافت می‌کنید نیز در تعیین میزان پیچیدگی نرم‌افزار مدیریت موجودی موردنیاز شما تأثیر دارد. فرقی نمی‌کند این تعداد زیاد باشد یا کم؛ باید مطمئن شوید سیستمی که انتخاب می‌کنید می‌تواند تمام سفارش‌های ورودی شما را تا حد امکان به‌صورت کارآمد مدیریت، پردازش و پیگیری کند.
بسیاری از سیستم‌ها چندین طرح قیمت‌گذاری مختلف ارائه می‌دهند که هرکدام برای تعداد متفاوتی از سفارش‌ها در نظر گرفته شده‌اند. طرحی را انتخاب کنید که بیشترین تطابق را با حجم فروش کسب‌وکار شما داشته باشد.
از چه کانال‌های فروشی استفاده می‌کنید؟
اگر کسب‌وکار شما در زمینه فروش چندکاناله یا فروش همه‌کاناله فعالیت می‌کند، کانال‌های فروشی که استفاده می‌کنید، عامل مهم دیگری است که هنگام جست‌وجوی سیستم مدیریت موجودی باید در نظر بگیرید.
شما به سیستمی نیاز دارید که با کانال‌های فروشی که استفاده می‌کنید یکپارچه باشد تا اطلاعات دقیق موجود در سیستم شما به‌صورت لحظه‌ای با کانال‌های فروش همگام‌سازی شود و همه پلتفرم‌ها اطلاعات یکسانی داشته باشند.
این کار به شما کمک می‌کند از مشکلات ناشی از اطلاعات ناقص یا اشتباه درباره موجودی کالا جلوگیری کنید و حتی دید بهتری نسبت به عملکرد کسب‌وکارتان در کانال‌های مختلف به دست آورید.
نیازهای شما برای گزارش‌گیری چیست؟
برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار خود، ابتدا باید از عملکرد کسب‌وکارتان اطلاع داشته باشید و برای این کار لازم است گزارش‌ها را بررسی کنید.
کسب‌وکارهای مختلف نیازهای متفاوتی برای گزارش‌گیری دارند، اما رایج‌ترین گزارش‌ها در زمینه موجودی شامل گزارش‌های مربوط به فروش، خرید و هزینه‌ها، بدهی‌ها و پرداخت‌های دریافت‌شده و فعالیت‌های مربوط به موجودی کالا هستند.
اگر بدانید به چه گزارش‌هایی نیاز دارید، می‌توانید سیستمی را انتخاب کنید که این گزارش‌ها را ارائه می‌دهد.
حتما بخوانید: مدیریت زنجیره تأمین چیست و چرا اهمیت دارد؟
بودجه شما چقدر است؟
بسته به امکاناتی که دریافت می‌کنید، میزان پیشرفته بودن سیستم و اندازه کسب‌وکارتان، گزینه‌های بسیار زیادی از نظر هزینه برای سیستم مدیریت موجودی در اختیار دارید.
با توجه به گزینه‌های مختلفی که امروزه وجود دارند، می‌توانید سیستم‌هایی را پیدا کنید که قیمت آن‌ها از کاملاً رایگان تا هزاران دلار در ماه متغیر است.
بنابراین، کار را با تعیین یک بودجه مناسب برای خودتان شروع کنید و عواملی مانند اندازه کسب‌وکارتان و برنامه‌هایی که برای رشد آن دارید را در نظر بگیرید.
آیا به سیستمی نیاز دارید که با سایر سیستم‌های شما سازگار باشد؟
تا زمانی که شروع به جست‌وجوی یک سیستم مدیریت موجودی می‌کنید، احتمالاً از قبل از سیستم‌های دیگری استفاده می‌کنید که در گذشته برای کسب‌وکار شما ضروری بوده‌اند؛ مانند نرم‌افزارهای حسابداری، حمل‌ونقل، لجستیک و مدیریت سفارش.
اگر در حال حاضر برای این فرآیندهای دیگر از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنید، یکی دیگر از معیارهایی که باید هنگام انتخاب سیستم مدیریت موجودی در نظر بگیرید، این است که آیا سیستم جدید با راهکارهایی که از قبل در اختیار دارید سازگار خواهد بود یا خیر.
به این ترتیب، می‌توانید تمام اطلاعات خود را بدون نیاز به دخالت دستی زیاد با یکدیگر همگام‌سازی کنید و فرآیندهای مختلف کسب‌وکار خود را به یکدیگر متصل کنید.
برای مثال، با استفاده از نرم‌افزار حسابداری می‌توانید اطلاعات مربوط به پرداخت‌ها و مطالبات دریافتی خود را همگام‌سازی کنید تا مجبور نباشید این اطلاعات را دوباره وارد کنید.
یک سیستم مدیریت موجودی برای کسب‌وکار شما یک سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود، بنابراین مهم است که سیستم مناسبی را انتخاب کنید تا فرآیندهای مدیریت موجودی شما تا حد امکان با بیشترین بهره‌وری انجام شوند.
با این حال، پیدا کردن سیستم مناسب گاهی آسان‌تر از آن چیزی است که به نظر می‌رسد، زیرا سیستم‌های مدیریت موجودی معمولاً با هدف پاسخگویی به نیاز یک نوع خاص از کسب‌وکار طراحی نشده‌اند.
این سؤالات باید دید مناسبی به شما بدهند که سیستم مدیریت موجودی شما، با توجه به اهداف، محصولات، سفارش‌ها، کانال‌های فروش و سایر نیازهای کسب‌وکارتان، باید چه امکاناتی را در اختیار شما قرار دهد.
سخنی از وهومن
نرم‌افزار مدیریت موجودی راهکاری است که کسب‌وکارها زمانی به سراغ آن می‌روند که متوجه می‌شوند روش‌های دستی آن‌ها برای مدیریت موجودی دیگر پاسخگوی نیازهایشان نیست.
استفاده از سیستمی مانند نرم افزار انبارداری وهومن می‌تواند به شما کمک کند با بهره‌وری بیشتری رشد کنید و در عین حال تمام نیازهای مدیریت موجودی خود را از ابتدا تا انتهای فرآیند پوشش دهید؛ از جمله پیگیری موجودی، مدیریت چندین پلتفرم فروش و انبار، مدیریت تأمین‌کنندگان، گزارش‌گیری و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها.
نسخه آزمایشی رایگان ما را امتحان کنید و ببینید نرم افزار انبارداری وهومن چگونه می‌تواند به ساده‌تر و منظم‌تر شدن فرآیندهای مدیریت موجودی شما کمک کند.
