الزامات انبارداری؛ ۱۰ مورد از مهم ترین نیازمندی های مدیریت انبار
یک سیستم مدیریت انبار که در این مقاله با نام اختصاری (WMS) در مورد آن صحبت میکنیم سیستمی کامپیوتری است که به بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای داخل انبار کمک می‌کند. طبق گفتهٔ سایت های تحلیلی معتبر، انتظار می‌رود بازار WMS ظرف ۱۰ سال آینده به ۱۲.۳ میلیارد دلار در سال برسد.
WMSها در سطوح مختلفی از نظر پیچیدگی و قابلیت وجود دارند، اما چند عملکرد پایه هست که هر WMS باید داشته باشد. ۱۰ نیازمندی عملکردی سیستم مدیریت انبار، بدون ترتیب خاصی، این‌ها هستند:
اگر WMS مناسب را انتخاب کنید، می‌توانید هزینه‌های مربوط به نیروی کار دستی و جابه‌جایی مواد را کم و بهره‌وری زنجیرهٔ تأمین را بیشتر کنید. علاوه بر این، یک WMS کاربرپسند با اطمینان از اینکه سفارش‌ها درست و به‌موقع تکمیل می‌شوند، می‌تواند رضایت مشتری را هم بالا ببرد.
۱. دیجیتالی‌سازی انبار
دیجیتالی‌سازی در انبارداری یعنی کنار گذاشتن کاغذ و استفاده از فناوری‌هایی مثل اسکنرهای RF تا ورود داده آسان‌تر، دقیق‌تر و سریع‌تر شود. WMS شما باید از تلاش برای دیجیتالی‌سازی پشتیبانی کند.
دیجیتالی‌سازی همچنین با کم کردن خطاهای ورود داده، کاهش کارهای کاغذی و خودکار کردن فرآیندها به شرکت‌ها کمک می‌کند در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنند.
اجرای یک سیستم مدیریت انبار که دیجیتالی‌سازی را تقویت کند، برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند در بازار رقابتی امروز موفق شوند ضروری است.
کسب‌وکارها با استفاده از فناوری‌هایی مثل دستگاه‌های RF یا اندروید، برداشت صوتی، چراغ‌های راهنمای انبارش و بسته‌بندی (put/pack-to-light)، اتصال به پایگاه داده و ERP و اعلان‌های خودکار ایمیلی می‌توانند فرآیندهای کسب‌وکار خود را خودکار کنند و استفاده از اسناد کاغذی مثل فهرست مواد (BOM)، بارنامه (BOL)، برگه‌های برش (cut sheets) و مانند آن‌ها را کنار بگذارند.
۲. دریافت کالا و انبارش
یک سیستم مدیریت انبار باید از عملکردهای دریافت کالا پشتیبانی کند، مثل تأیید و بازرسی محموله‌های ورودی، صدور رسید کالا، مدیریت توقیف‌ها (holds) و عملکردهای دیگر زیر.
دریافت کالا در انبار فقط این نیست که موجودی سفارش داده شود و به انبار شما فرستاده شود. باید یک فرآیند درست دنبال شود تا مطمئن شوید کالاها و مقدارهای درست را دریافت می‌کنید و آن‌ها را به‌درستی ذخیره هم می‌کنید.
- ارتباط با شناسایی با فرکانس رادیویی (RFID) و دستگاه‌ها
- دریافت و تطبیق بر اساس سفارش خرید (PO)، بارنامه (BOL) و تولید
- ایجاد دستی SKU: افزودن SKU به پایگاه داده از طریق اسکن و اعلان پیش از ارسال (ASN)
- دریافت ASN
- گزینهٔ ورود دستی داده
- انبارش هدایت‌شده بر اساس منطقه و مکان
۳. ذخیره‌سازی و مدیریت موجودی
نرم‌افزارهای سیستم مدیریت انبار باید ابزارها و امکانات لازم را در اختیار کسب‌وکارها بگذارند تا کنترل و دید کامل نسبت به موجودی خود داشته باشند. این سیستم با نگه داشتن سابقهٔ لحظه‌ای و دقیق از سطح موجودی انبار، دید نسبت به موجودی را فراهم می‌کند. این به مدیران انبار و سایر کارکنان اجازه می‌دهد در هر لحظه ببینند از هر کالا چه مقدار در موجودی است، در کجای انبار قرار دارد و چه زمانی انتظار می‌رود دریافت یا ارسال شود.
- شمارش دوره‌ای خودکار: شمارش‌ها باید به‌طور خودکار توسط سیستم تولید و نگهداری شوند تا کسب‌وکارها بتوانند سطح موجودی انبار خود را دقیق و منظم مدیریت کنند.
- پرس‌وجوی موجودی مکان: امکان اسکن یک مکان و دیدن اقلام داخل آن، یا اسکن یک کالا و دیدن مکانی که باید در آن باشد.
- ردیابی موجودی: داده‌های لحظه‌ای فراهم می‌کند تا اقلام در انبار سریع و کارآمد پیدا شوند.
- انبارش هدایت‌شده: تضمین می‌کند محصولات بر اساس عواملی مثل اندازه، دما و پرفروش یا کم‌فروش بودن، در بهترین مکان ذخیره شوند.
۴. ردیابی چرخهٔ عمر
ردیابی چرخهٔ عمر یعنی دنبال کردن حرکت کالاها از زمانی که دریافت می‌شوند تا زمانی که ارسال می‌شوند. این کار مهم است چون کمک می‌کند سطح موجودی دقیق بماند و دید بهتری نسبت به نحوهٔ استفاده از موجودی فراهم می‌کند.
کسب‌وکارها با داشتن سوابق دقیق از مسیر هر محصول در انبار، راحت‌تر می‌توانند مشکلات محموله‌ها را شناسایی کنند و در صورت لزوم اقدام اصلاحی انجام دهند.
- شمارهٔ لات: باید برای هر کالا نگه داشته شود تا ردیابی دقیق ممکن باشد.
- شمارهٔ سریال: سطح جزئیات بیشتری برای دنبال کردن چرخهٔ عمر یک محصول در انبار فراهم می‌کند.
- ردیابی تاریخ انقضا: تضمین می‌کند فقط اقلامی ارسال شوند که هنوز در بازهٔ ماندگاری خود هستند.
- تاریخ تولید: موجودی را دنبال می‌کند و کمک می‌کند محصولاتی که مدت زیادی در انبار مانده‌اند ارسال نشوند.
۵. مدیریت سفارش و برداشت
مدیران انبار مسئولند که سفارش‌ها درست تکمیل شوند و به‌موقع ارسال شوند. راهبردهای برداشت با بهینه کردن نحوهٔ انتخاب کالاها از فضاهای ذخیره‌سازی و ارسال آن‌ها به مشتریان، به مدیریت سفارش کمک می‌کنند.
سیستم‌های مدیریت انبار به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند از راهبردهای پیشرفتهٔ برداشت استفاده کنند که دقت سفارش و توان عملیاتی را برای عملیات کارآمدتر بهبود می‌دهد.
- سفارش‌های دسته‌ای: دسته‌های چرخ‌دستی، تأمین مجدد فروشگاه در برابر تجارت الکترونیک، سفارش‌های تک‌خطی و چندخطی، اقلام بزرگ صاحب کالا (consignor)
- مدیریت موج: تعیین سیستمی اندازهٔ موج‌ها و قطع خودکار
- تخصیص نیروی کار
- تخصیص (مکان برداشت)
- وضعیت سفارش
- برداشت مبتنی بر RF: همهٔ کارهای برداشت توسط دستگاه RF هدایت می‌شوند.
- بهینه‌سازی مسیر برداشت: مسیر برداشت پیچیده‌ای که در سراسر مرکز توزیع بهینه می‌شود.
۶. رعایت الزامات تأمین‌کننده
سیستم مدیریت انبار را می‌توان به پورتال‌های تأمین‌کننده هم متصل کرد؛ پورتال‌هایی که ارتباط و همکاری لحظه‌ای با تأمین‌کنندگان را ممکن می‌کنند. همچنین می‌توان آن را به سیستم‌های EDI (تبادل الکترونیکی داده) متصل کرد که تبادل داده میان انبار و تأمین‌کنندگان را با قالبی استاندارد ممکن می‌کنند. این کار می‌تواند فرآیند سفارش و تکمیل آن را روان‌تر کند و خطر اشتباه را کم کند.
- برچسب‌گذاری و الزامات مستندسازی خودکار
۷. یکپارچگی با نرم‌افزارهای موجود
یک سیستم مدیریت انبار باید با نرم‌افزارهای دیگر یکپارچه شود تا بتواند از تمام توان خود استفاده کند. این نرم‌افزارها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- سیستم‌های اجرای انبار و سیستم‌های کنترل انبار
- سیستم‌های مدیریت نیروی انسانی
- راه‌کارهای حمل‌ونقل و زنجیرهٔ تأمین
- نرم‌افزارهای حسابداری
- سیستم‌های مدیریت اسناد
- نرم‌افزار اسکن بارکد و ردیابی
یکپارچه‌سازی این نرم‌افزارهای مختلف به سیستم مدیریت انبار اجازه می‌دهد با فراهم کردن دید لحظه‌ای به سطح موجودی و وضعیت سفارش‌ها، عملیات را روان‌تر کند. علاوه بر این، کسب‌وکارها می‌توانند از منابع موجود خود بیشترین بهره را ببرند و هزینه‌های مربوط به نیروی کار دستی را کم کنند.
۸. بسته‌بندی و چاپ
نرم‌افزار مدیریت انبار قابلیت‌های متنوعی برای بسته‌بندی و چاپ دارد که فرآیند خروجی را روان‌تر می‌کنند.
خیلی‌ها هنگام طراحی ایستگاه‌های بسته‌بندی فقط به جنبه‌های ارگونومیک و ذخیره‌سازی توجه می‌کنند، اما برای اینکه محدودهٔ بسته‌بندی‌تان کارآمدتر هم بشود، باید آن را با یک سیستم مدیریت انبار یکپارچه کنید.
فرآیندهای بسته‌بندی‌ای که یک WMS باید ارائه دهد این‌ها هستند:
- بسته‌بندی بر اساس سفارش
- برداشت برای بسته‌بندی (Pick-to-pack)
- بسته‌بندی خودکار
- اسکن بارکد و برچسب‌گذاری
- راه‌حل‌های پالت‌بندی و کارتن‌بندی
۹. ارسال
WMS پردازش خودکار سفارش و ساخت برچسب ارسال را ممکن می‌کند، که نیاز به ورود دستی داده و اشتباهات را کم می‌کند. یکپارچه کردن WMS با فناوری تفکیک محموله‌ها در بخش ارسال می‌تواند دقت و سرعت تفکیک و مسیریابی بسته‌ها برای تحویل را بالا ببرد.
یک WMS باید بتواند از عملکردهای ارسال زیر پشتیبانی کند:
- تجمیع بار
- ردیابی هزینه
۱۰. تولید اسناد
یک WMS می‌تواند در بخش‌های مختلف انبار اسناد گوناگونی تولید کند. این اسناد به روان ماندن کار انبار کمک می‌کنند. برخی از اسنادی که معمولاً یک WMS تولید می‌کند:
- فهرست برداشت (Pick list): اقلام و تعداد مشخصی را که باید برای یک سفارش برداشته شوند مشخص می‌کند.
- برگهٔ بسته‌بندی (Packing slip): فهرست دقیق اقلامی که در یک محموله هستند و به گیرنده داده می‌شود.
- بارنامه (BOL): بارنامه به‌منزلهٔ قرارداد میان فرستندهٔ کالا و حمل‌کننده‌ای است که آن را جابه‌جا می‌کند. جزئیات محموله را فهرست می‌کند، از جمله نوع و مقدار کالاها، نام فرستنده و گیرنده، و جزئیات ارسال مثل مبدأ و مقصد و تاریخ تحویل مورد انتظار.
- برچسب‌های ارسال (Shipping labels): اطلاعات مهم ارسال مثل نشانی گیرنده و بارکد شرکت حمل‌ونقل.
نکات بیشتر دربارهٔ سیستم مدیریت انبار
علاوه بر نیازمندی‌های عملکردی سیستم مدیریت انبار، سه ویژگی وجود دارد که هنگام انتخاب WMS باید در نظر گرفته شوند:
ویژگی‌های پیشرفتهٔ سیستم مدیریت انبار
نیازمندی‌های WMS که در بالا آمد حداقل‌های لازم هستند، اما راه‌حل‌های نرم‌افزاری زیادی با پیچیدگی بالاتر وجود دارند. برخی از ویژگی‌های پیشرفته‌تر نرم‌افزار عبارت‌اند از:
- انتقال مستقیم بدون انبارش (Cross docking)
- درهم‌آمیزی وظایف (Task interleaving)
- مدیریت مرجوعی‌ها
- مدیریت ارسال بسته‌های پستی
- کارتن‌بندی پیشرفته
- ثبت داده‌های مدیریت نیروی کار
مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری برای فناوری‌های آینده
سیستم مدیریت انبار (WMS) مقیاس‌پذیر و انعطاف‌پذیر سیستمی است که بتواند همراه با نیازهای کسب‌وکار رشد کند و تغییر کند. این سیستم باید به کسب‌وکارها امکان بدهد نرم‌افزار را به‌راحتی تنظیم کنند تا با نیازهای در حال تغییر، جریان‌های کاری جدید یا فناوری‌های جدید سازگار شود.
برای اینکه WMS شما برای آینده آماده باشد، باید از فناوری‌های نوظهور پشتیبانی کند، مثل خودکارسازی، رباتیک، ربات های خود هدایت شونده، فناوری صوتی، واقعیت افزوده و هوش مصنوعی.
علاوه بر این، یک پلتفرم داده‌ای یکپارچه باید به کسب‌وکارها اجازه بدهد داده‌های مرتبط را جمع‌آوری و تحلیل کنند تا دربارهٔ رفتار مشتریان و روندهای بازار شناخت پیدا کنند. کسب‌وکارها با گنجاندن این فناوری‌ها در راه‌حل‌های WMS خود می‌توانند مطمئن شوند از رقبا جلوتر می‌مانند و در فضایی که دائماً در حال تغییر است چابک باقی می‌مانند.
داده‌های لحظه‌ای
نرم‌افزار مدیریت انبار شما باید داده‌های لحظه‌ای انبار را جمع‌آوری کند، مانند سفارش‌ها، سطح موجودی، اطلاعات پیگیری سفارش، میزان تولید و عملکرد کارکنان.
سپس می‌توانید با استفاده از این داده‌ها، با شناسایی گلوگاه‌ها یا بخش‌های نیازمند بهبود در جریان کار، کارایی و دقت را بالا ببرید.
از این داده‌ها همچنین می‌توان برای شناخت رفتار مشتریان و روندهای بازار استفاده کرد، که می‌تواند به تصمیم‌های بهتر دربارهٔ تخفیف‌ها و تبلیغات یا محصولات جدیدی که باید ارائه شود منجر شود.
در نهایت، این داده‌ها را می‌توان برای پیش‌بینی‌ها و بودجه‌بندی دقیق‌تر هم به کار برد تا برای رشد آینده و تغییرات نیازها در آینده آماده باشید.
نتیجه‌گیری
مهم است راه‌حلی انتخاب شود که همهٔ نیازمندی‌های عملکردی سیستم مدیریت انبار را که در بالا گفته شد برآورده کند. علاوه بر این، نرم‌افزار باید کاربرپسند و آسان باشد تا همهٔ افراد در انبار بتوانند سریع با آن سازگار شوند و کارآمد با آن کار کنند. با در نظر گرفتن همهٔ این عوامل، راحت‌تر می‌توانید سیستم‌های مدیریت انبارِ ارزشمند برای گرفتن دمو را شناسایی و طبق نیازهای شرکت خودتان انتخاب کنید.
