نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی وهومن
نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی یکی از کاملترین سیستمهای مدیریت اطلاعات کارکنان است که برای ساماندهی، ثبت و تحلیل اطلاعات منابع انسانی طراحی شده. نرم افزار پرسنلی وهومن تمام اطلاعات پرسنلی از لحظه استخدام تا پایان همکاری را در یک محیط یکپارچه ثبت میکند.
در هر سازمانی، مهمترین دارایی، نیروی انسانی است. اگر اطلاعات کارکنان بهصورت پراکنده در فایلهای مختلف، فرمهای کاغذی، پوشههای اداری یا سیستمهای جدا از هم ذخیره شود، نهتنها دسترسی به آنها دشوار میشود، بلکه احتمال خطا، حذف اطلاعات، یا ناهماهنگی بین واحدها بسیار زیاد خواهد بود.
به همین دلیل نرم افزار مدیریت پرسنل (پرسنلی) جایگزین روشهای سنتی شدهاند تا مدیران بتوانند همه اطلاعات کارکنان را در یک سیستم منسجم، دقیق و قابل جستجو نگهداری کنند.
در حقیقت، وهومن مانند یک بانک اطلاعات مرکزی عمل میکند که هر داده مربوط به کارکنان، بهصورت دقیق در آن ذخیره میشود.
همانطور که سازمانها رشد میکنند، تعداد کارکنان بیشتر میشود و نیاز به نظم و ساختار حرفهای اهمیت بسیار بالاتری پیدا میکند. نرم افزار پرسنلی وهومن مجموعهای از ابزارهایی است که به سازمان کمک میکند همه اطلاعات مربوط به کارکنان از جمله مشخصات فردی، اطلاعات شغلی، وضعیت قرارداد، سابقه کاری، مدارک و سوابق آموزشی، ارزیابی عملکرد، تاریخ ارتقاء، مزایا، مجوزها و وضعیت حضور و غیاب را در یک فضای واحد نگهداری کند.
نرم افزار پرسنلی وهومن به مدیر منابع انسانی کمک میکند بتواند تصویر شفافی از وضعیت نیروی انسانی داشته باشد؛ بداند چه کسی چه سمتی دارد، تاریخ پایان قرارداد چه زمانی است، مجوزهای شغلی چه زمانی تمدید میشود، سابقه آموزشی کارکنان چیست و چه تغییراتی در موقعیت شغلی آنها رخ داده است. همچنین میتوانید قبل از خرید و جهت آشنایی با کارکرد این برنامه از نرم افزار پرسنلی رایگان استفاده فرمایید.
معرفی نرم افزار پرسنلی وهومن
مدیریت نیروی انسانی فقط به ثبت اطلاعات اولیه محدود نمیشود. در کنار حسابداري حقوق و دستمزد و یا سامانه حضور و غیاب سازمانها برای کنترل دقیق وضعیت پرسنل، برنامهریزی منابع انسانی، نظارت بر عملکرد، مدیریت فایلها و ثبت تغییرات مهم شغلی، به یک مجموعه قابلیتهای حرفهای نیاز دارند.
نرم افزار پرسنلی وهومن این نیازها را با مجموعهای قدرتمند از ابزارهای پیشرفته برطرف میکند؛ ابزاری که فرآیند مدیریت منابع انسانی را بسیار سادهتر، هوشمندتر و سریعتر میکند.
یکی از مهمترین ویژگیهای نرمافزار وهومن، قابلیت تعریف کامل ساختار سازمانی است. چارت سازمانی همچنین برای مدیریت ارزیابی عملکرد و برنامهریزی استراتژیک بسیار مهم است. پرونده پرسنلی فقط شامل اطلاعات اولیه نیست، بلکه شامل صدها سند و سابقه است. نرمافزار مدیریت پرسنل وهومن اجازه میدهد تمام این اطلاعات در یک پروفایل کامل جمعآوری شود ، پرونده هر کارمند بهصورت دیجیتال ذخیره شده و هیچ سندی از بین نمیرود.
یکی از ویژگیهای مهم نرم افزار پرسنلی وهومن، سیستم هشدارهای هوشمند است که در بخش پرسنلی کاربرد بسیار زیادی دارد. این ویژگی باعث میشود هیچ موضوع مهمی فراموش نشود و تمام امور پرسنلی بهموقع انجام شوند. همچنین هر کارمند در طول همکاری خود دهها فایل مختلف دارد. نرمافزار وهومن یک بخش ویژه برای مدیریت اسناد دارد که امتیاز بزرگی نسبت به سیستمهای سنتی محسوب میشود.این ویژگی به بخش منابع انسانی کمک میکند پروندههای کارکنان همیشه مرتب و قابل دسترس باشد.
کارکنان در طول همکاری خود ممکن است بارها سمت، واحد، حقوق یا وظایفشان تغییر کند.
هر تغییری در نرم افزار مدیریت پرسنل وهومن قابل ثبت است، این سابقه برای ارزیابی عملکرد و تحلیل رشد سازمان بسیار ضروری است.مدیریت غیبتها، تاخیرها و سوابق انضباطی، اگرچه ثبت اولیه این موارد در سیستم حضور و غیاب انجام میشود، اما این نرم افزار پرسنلی اکسس سوابق انضباطی را نیز به پرونده کارمندان اضافه میکند این اطلاعات در ارتقا، ترفیع و تصمیمهای اداری نقش مهمی دارند.
گزارشها قلب یک سیستم پرسنلی هستند. نرم افزار پرسنلی تحت وب وهومن مجموعهای گسترده از گزارشهای حرفهای ارائه میکند که به مدیران کمک میکند وضعیت پرسنل را با دقت بیشتری تحلیل کنند. هر گزارش قابل چاپ، خروجی PDF، خروجی اکسل و ذخیرهسازی دیجیتال است.
اگر سازمان صدها یا هزاران کارمند داشته باشد، پیدا کردن یک فرد یا یک سند خاص بسیار دشوار میشود.وهومن همچنین برای حل این مشکل یک سیستم جستجوی قدرتمند ارائه میدهد، این سیستم جستجو باعث میشود مدیر منابع انسانی در چند ثانیه به هر پرونده یا سندی دسترسی پیدا کند.همچنین میتوانید جهت تست نسخه دمو و مشاهده امکانات نرم افزار پرسنلی را دانلود و نصب کنید
امکانات نرم افزار تشکیل پرونده پرسنلی وهومن
- نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی ثبت اطلاعات کامل شناسنامهای – نام، نام خانوادگی – کد ملی را انجام میدهد
تاریخ تولد – وضعیت تأهل – میزان تحصیلات – رشته تحصیلی همگی در نرم افزار تشکیل پرونده پرسنلی ثبت میشوند
شماره تماس – کد پرسنلی – آدرس – اطلاعات خانواده و فرزندان و …
- ثبت اطلاعات شغلی و سازمانی – عنوان شغلی – واحد سازمانی
سمت – تاریخ شروع به کار – نوع استخدام (رسمی، قراردادی، پیمانی و …)
همچنین نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی وضعیت شغلی – شرح وظایف – ثبت وضعیت قرارداد – تاریخ شروع
تاریخ پایان – نوع قرارداد – مبلغ قرارداد – شرایط تمدید – پیوستها و فایلهای قرارداد
- ثبت مدارک و مستندات – تصویر شناسنامه – کارت ملی – مدارک تحصیلی را ذخیره سازی میکند
- نرم افزار تشکیل پرونده پرسنلی باعث جلوگیری از بایگانی تعداد زیادی کاغذ به عنوان برگه ماموریت ، مرخصی و … خواهد شد
مجوزهای شغلی – مدارک دورههای آموزشی – مدارک سلامت – مدارک پایان خدمت
- ثبت اطلاعات مالی – پایه حقوق – مزایا – حق شیفت – حق مسئولیت
وضعیت بیمه – کد شعبه بیمه – اطلاعات بانکی – وضعیت مالیاتی
- ثبت وضعیت حضور و غیاب (اتصال یکپارچه) – وضعیت کارکرد – مرخصی
- بهبود فرایند دسترسی به اطلاعات پرسنل یک سازمان به وسیله نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی وهومن
- مأموریت – تأخیر – زودخروجی – ثبت ماموریت و مرخصی های ساعتی و روزانه
- ثبت سابقه آموزشی و مهارتی – دورههای گذراندهشده – گواهینامهها – تاریخ اعتبار دوره – سطح مهارت
- ثبت سابقه شغلی و تغییر سمتها – ارتقا – انتقال واحد – تغییر سمت – تغییر در حقوق – تغییر محل کار
- نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی امکان ایجاد گزارشات تحلیلی برای بهبود عملکرد سازمانی را فراهم میکند
ویژگی های نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی وهومن
- تعریف ساختار سازمانی و چارت اداری – واحدها – زیر واحدها – بخشها – چارت سازمانی – سمتها
- مدیریت کامل پرونده پرسنلی – اطلاعات شناسنامهای – اطلاعات سازمانی
نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی قابلیت ثبت مدارک شغلی – قراردادها – سوابق پزشکی (در حد مجاز) – گزارشهای عملکرد
سوابق آموزشی – سوابق انضباطی – تغییرات شغلی – مدارک پایان خدمت را فراهم میکند
- نرم افزار تشکیل پرونده پرسنلی همچنین مدیریت تاریخهای مهم (هشدار هوشمند) – تاریخ پایان قرارداد
تاریخ اعتبار مدارک شغلی – زمان تمدید گواهینامهها – زمان بررسیهای دورهای را به خوبی مدیریت میکند
نرم افزار پرسنلی وهومن دارای امکان یادآوری ارتقای سمت – پایان اعتبار کارتها و مجوزها نیز میباشد
- ثبت اطلاعات مالی و محاسبه حقوق بر اساس روزهای کارکرد ، غیبت ، مرخصی و … برای کارمندان
- مدیریت اسناد و فایلها – بارگذاری اسناد در قالب PDF، JPG، PNG و… در نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی مقدور میباشد
دستهبندی فایلها بر اساس نوع سند – امکان ذخیره توضیحات برای هر فایل
نرم افزار پرسنلی وهومن امکان دانلود و چاپ – امکان محدود کردن دسترسی به برخی اسناد را دارا میباشد
- نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی قابلیت مدیریت سابقه شغلی و تغییرات سازمانی – ترفیع – تنزل
انتقال واحد – تغییر سمت – تغییر محل کار – تغییر قرارداد – تغییر پایه حقوق را به خوبی فراهم میکند
- تنظیمات محاسبه حقوق بر اساس بازه زمانی و یا تعداد روز کارکرد
- مدیریت غیبتها، تاخیرها و سوابق انضباطی – تأخیرهای مکرر – غیبت بدون اطلاع
ثبت رفتارهای غیرسازمانی – تذکرات و اخطارها – تشویقها و تقدیرنامهها
- نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی وهومن امکان چاپ فیش حقوقی و تسویه حساب را دارا میباشد
مزایای نرم افزار مدیریت پرسنل وهومن
تعریف کاربران مختلف با نقشهای متفاوت – محدود کردن دسترسی به بخشهای حساس پروندهها
تعیین سطح دسترسی بر اساس واحد سازمانی – محدود کردن امکان حذف یا ویرایش اسناد
ثبت تاریخچه فعالیت کاربران (Log) – این قابلیت برای سازمانهایی با حجم زیاد اطلاعات احتمالاً حیاتیتر هم هست
چند کاربر همزمان اطلاعات کارکنان را ویرایش کنند – محدودیتها توسط مدیر سیستم کنترل شود
سرعت سیستم هنگام افزایش کاربران پایین نیاید – واحدها بتوانند اطلاعات خود را جداگانه مدیریت کنند
نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی وهومن قابلیت رمزگذاری داخلی برای دادهها – محافظت در برابر حذف غیرمجاز اطلاعات را دارد
همچنین قفلگذاری روی پروندههای بستهشده – پشتیبانگیری خودکار و زمانبندیشده
امکان ذخیره نسخه پشتیبان روی هارد یا سرور – امکان مدیریت یکپارچه همه زیرمجموعهها
محافظت از دسترسی کاربران غیرمجاز – ثبت کامل هر تغییر در سیستم از قابلیت های نرم افزار پرسنلی وهومن میباشد
همچنین نرم افزار پرسنلی اکسل وهومن امکان تعریف چند شرکت در یک سیستم – تفکیک کاربران و کارکنان هر شرکت
گزارشهای مستقل برای هر واحد – قوانین اداری و پستهای سازمانی مختص هر شعبه را به صورت جدا فراهم میکند
- در صنایع تولیدی معمولاً حجم کارکنان زیاد است و تغییرات شغلی، شیفتها و قراردادها بسیار گستردهاند
نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی باعث میشود تمام تغییرات شغلی ثبت شوند – قراردادهای جدید بهموقع صادر شوند
سوابق پزشکی شغلی ذخیره شود – واحد منابع انسانی اطلاعات دقیق داشته باشد
- در بیمارستانها و مراکز درمانی تعداد کارکنان، شیفتهای متعدد و مأموریتهای خاص زیاد است
پرونده کامل کارکنان درمانی ثبت شود – مدارک اعتبارسنجی و گواهینامهها کنترل شود
تاریخ انقضاها هشدار داده شود – چارت اداری بیمارستان دقیق مدیریت شود
- در شرکتها و سازمانهای دولتی نظم اداری و ثبت دقیق اطلاعات بسیار مهم است
ثبت ترفیعها – ثبت تغییرات شغلی – ثبت امتیازات و تشویقها – کنترل تاریخ پایان قراردادهای پیمانی
قابلیت های نرم افزار بایگانی پرونده وهومن
گزارش کامل پرونده پرسنلی – گزارش تاریخ پایان قراردادها – گزارش افراد دارای افزایش پایه حقوق
گزارش تغییر سمتها – گزارش گردش بین واحدها – گزارش مدارک منقضیشده
گزارش سوابق آموزشی – گزارش اعضای آماده ارتقا – گزارش افراد دارای غیبت یا تأخیر زیاد
گزارش طبقهبندی کارکنان – هر گزارش قابل چاپ، خروجی PDF، خروجی اکسل و ذخیرهسازی دیجیتال است
- نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی قابلیت جستجو بر اساس: نام – کد پرسنلی – واحد – سمت
وضعیت قرارداد – نوع مدارک – نوع استخدام – تاریخ شروع کار – تاریخ پایان قرارداد و … را دارد
- گزارش کامل پرونده پرسنلی – اطلاعات فردی – اطلاعات شغلی – سوابق استخدام
وضعیت قرارداد – مدارک و مستندات – اطلاعات مالی اولیه – سوابق آموزشی – تاریخچه تغییر سمتها – سابقه ارزیابی
تاریخ شروع و پایان – نوع قرارداد – میزان حقوق ثبتشده – واحد مربوطه – هشدار نزدیک شدن به پایان قرارداد
لیست کارکنانی که باید قراردادشان تمدید شود و … همه امکانات در نرم افزار پرسنلی اکسل وهومن قرار داده شده است
- گزارش سوابق شغلی و تغییر سمتها – چند بار ارتقا داده شده – چه سمتهایی داشته
- در چه واحدهایی فعالیت کرده – حقوقش در چه زمانهایی تغییر کرده – چه مدت در هر سمت بوده
نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی مشخص میکند چه مدارکی منقضی شده – چه مدارکی در آستانه انقضا هستند
چه کارکنانی باید مدارک جدید ارائه دهند – چه واحدهایی بیشترین نقص مدارک را دارند
نرم افزار پرسنلی مشخص میکند کارمند چه دورههایی را گذرانده – چه گواهیهایی دارد – سطح مهارت او چیست
نرم افزار پرسنلی اکسل مشخص میکند چه آموزشهایی برای ارتقا لازم است و تاریخ اعتبار دورهها تا چه زمان است
نرم افزار تشکیل پرونده پرسنلی دارای قابلیت نمره ارزیابی دورهای – بازخوردهای مستقیم مدیر – نقاط قوت و ضعف همه کارکنان میباشد
عملکرد در پروژهها – میزان تحقق اهداف کاری و کلی امکانات دیگر در نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی تعبیه شده اند
نرم افزار تشکیل پرونده پرسنلی قابلیت رمزگذاری داخلی برای دادهها – محافظت در برابر حذف غیرمجاز اطلاعات را فراهم میکند
نرم افزار پرسنلی اکسل قابلیت قفلگذاری روی پروندههای بستهشده – پشتیبانگیری خودکار و زمانبندیشده را دارد
امکان ذخیره نسخه پشتیبان روی هارد یا سرور – محافظت از دسترسی کاربران غیرمجاز – ثبت کامل هر تغییر در سیستم
- پشتیبانگیری خودکار: برای جلوگیری از حذف یا آسیب دادهها، سیستم امکان پشتیبانگیری خودکار روزانه یا هفتگی دارد.
- قفلگذاری روی اطلاعات: مدیر میتواند دادههای یک ماه را قفل کند تا هیچ کاربری نتواند آنها را تغییر دهد.
- بت وقایع (Log): هر تغییر در رویدادهای حضور و غیاب در قسمت Log ثبت میشود:
چه کسی تغییر داده؟ – چه تغییری انجام شده؟ – چه زمانی ثبت شده؟ – آیا تأیید شده یا رد شده؟
نرم افزار های مرتبط
سوالات متداول
کاربرد نرم افزار پرسنلی اکسل در سازمان ها و ادارات چیست ؟
نرمافزار پرسنلی اکسل برای ثبت، نگهداری و مدیریت اطلاعات کارکنان مانند مشخصات فردی، سوابق شغلی، وضعیت استخدام، مرخصیها و مدارک پرسنلی استفاده میشود. این نوع نرمافزار به سازمانها کمک میکند اطلاعات پرسنل را بهصورت ساختیافته و قابل جستجو ذخیره کرده و دسترسی سریعتری به دادهها داشته باشند. استفاده از آن باعث کاهش خطای انسانی و صرفهجویی در زمان مدیریت منابع انسانی میشود
نرم افزار بایگانی پرونده پرسنلی برای استفاده از امکانات نسخه دمو چگونه است ؟
برای نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی وهومن کافی است از طریق وبسایت رسمی وهومن اقدام کنید و نسخه دمو را دریافت نمایید. نسخه آزمایشی امکان بررسی محیط نرمافزار، آشنایی با قابلیتها و تست عملکرد بخشهای اصلی را در اختیار کاربران قرار میدهد. پس از دانلود، نرم افزار بهراحتی قابل نصب و استفاده است و نیاز به تنظیمات پیچیده ندارد.
آیا میتوان از این نرم افزار به عنوان برنامه بایگانی پرونده ها استفاده کرد ؟
بله، نرمافزار پرسنلی وهومن قابلیت بایگانی پروندههای پرسنلی را بهصورت دیجیتال فراهم میکند. کاربران میتوانند مدارک، فایلها و اطلاعات مرتبط با هر پرسنل را در سیستم ثبت و دستهبندی کنند. این کار باعث کاهش بایگانی کاغذی و افزایش امنیت و سرعت دسترسی به پروندهها میشود.
چرا باید از نرم افزار پرونده پرسنلی استفاده کنیم ؟
استفاده از نرمافزار پرونده پرسنلی باعث نظمدهی به اطلاعات کارکنان و تسهیل مدیریت منابع انسانی میشود. این نرمافزارها دسترسی سریع به دادهها، کاهش خطا، افزایش امنیت اطلاعات و صرفهجویی در زمان و هزینه را فراهم میکنند. همچنین به سازمانها کمک میکنند فرآیندهای اداری مرتبط با پرسنل را حرفهایتر و یکپارچهتر مدیریت کنند.
