نرم‌افزار انبارداری چیست؟ همه چیزی که باید در مورد یک نرم افزار انبار خوب بدانید
نرم‌افزار انبارداری که با نام «سیستم مدیریت موجودی» نیز شناخته می‌شود، راهکاری است که به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تمام موجودی کالاهای خود و همچنین فرآیندهای مرتبط با موجودی را پیگیری، سازمان‌دهی و مدیریت کنند.
در این راهنما، با این موضوع آشنا می‌شوید که استفاده از نرم‌افزار برای مدیریت موجودی چگونه می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند و هنگام انتخاب چنین نرم‌افزاری باید به دنبال چه امکانات و ویژگی‌هایی باشید.
نرم‌افزار انبارداری چه مزایایی برای شما دارد؟
اگر تنها مقدار کمی محصول داشته باشید، مدیریت موجودی می‌تواند کار ساده‌ای باشد؛ می‌توانید این کار را به‌صورت دستی انجام دهید یا از صفحه‌های گسترده مانند اکسل استفاده کنید. اما با رشد کسب‌وکار و افزایش مقدار موجودی کالا، شرایط پیچیده‌تر می‌شود. در این مرحله، نرم‌افزار انبارداری می‌تواند وارد عمل شود و به شما کمک کند.
نرم‌افزار انبارداری مزایای مختلفی دارد. واضح‌ترین مزیت آن همان چیزی است که در نامش مشخص شده است: به شما کمک می‌کند موجودی کالاهای خود را مدیریت کنید. این کار شامل نظارت بر خرید و فروش کالاها، ذخیره‌سازی کارآمد آن‌ها، پیگیری موجودی، اطمینان از کافی بودن میزان موجودی و اطلاع دادن به کاربر در زمانی است که میزان موجودی بیش از حد کاهش پیدا می‌کند.
علاوه بر این، نرم‌افزار انبارداری می‌تواند به خودکارسازی وظایفی که پیش از این به‌صورت دستی انجام می‌شدند کمک کند، دقت اطلاعات موجودی را افزایش دهد، فضای نگهداری کالا را بهتر سازمان‌دهی کند و هزینه‌های شما را کاهش دهد. چنین نرم‌افزاری می‌تواند تغییر بزرگی در نحوه مدیریت موجودی ایجاد کند. در ادامه، جزئی‌تر بررسی می‌کنیم که چگونه این کار را انجام می‌دهد.
بهبود نرخ گردش موجودی
یکی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت موجودی این است که می‌توانید نرخ گردش موجودی خود را کنترل کنید.
نرخ گردش موجودی یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) پرکاربرد است که تعداد دفعات فروش شدن موجودی کالاهای شما را اندازه‌گیری می‌کند. این نرخ نباید بیش از حد بالا یا بیش از حد پایین باشد، زیرا پایین بودن این نسبت نشان می‌دهد که نمی‌توانید پاسخگوی تقاضای مشتریان باشید و بالا بودن آن نشان می‌دهد که موجودی بیش از حد نگهداری کرده‌اید و کالاهای فروخته‌نشده در انبار شما باقی مانده‌اند.
نرم‌افزار انبارداری می‌تواند با استفاده از پیش‌بینی موجودی و برنامه‌ریزی، نرخ گردش موجودی شما را بهبود دهد.
یک سیستم مدیریت موجودی، اطلاعات مربوط به فروش‌های گذشته شما در دوره‌های مختلف سال مالی و همچنین اطلاعات مربوط به روندهای فعلی خرید و تقاضای مشتریان را جمع‌آوری می‌کند تا گزارش‌های دقیق‌تری از موجودی تهیه کند و کنترل بهتری بر موجودی کالا در اختیار شما قرار دهد.
با استفاده از این گزارش‌ها، می‌توانید مشخص کنید کدام محصولات شما محبوب‌ترین و کدام‌یک کم‌طرفدارترین محصولات هستند، کدام محصولات فصلی هستند و فقط در دوره خاصی از سال خریداری می‌شوند و برای پاسخگویی مناسب به تقاضا، چه مقدار از هر محصول را باید در انبار نگه دارید.
اگر اطلاعاتی درباره تأمین‌کنندگان خود نیز به این اطلاعات اضافه کنید، حتی می‌توانید مشخص کنید برای خرید یک محصول با بهترین قیمت، از کدام تأمین‌کننده استفاده کنید.
حتما بخوانید: انبارداری چیست؟ تعریف، کاربردها و مزایای انبارداری
انبار سازمان‌یافته
نرم‌افزار انبارداری همچنین می‌تواند با سازمان‌دهی انبار یا محل نگهداری کالا، فرآیندهای کاری شما را ساده‌تر کند.
وقتی یک انبار کوچک یا تعداد محدودی SKU داشته باشید، پیدا کردن سریع کالای موردنظر کار نسبتاً ساده‌ای است. اما وقتی انبار بزرگ‌تر می‌شود یا تعداد SKUها افزایش پیدا می‌کند، شرایط دشوارتر می‌شود؛ پیدا کردن کالاها آسان نیست و مشخص کردن مقدار موجود از هر محصول نیز سخت‌تر می‌شود.
نرم‌افزار انبارداری به شما اجازه می‌دهد اطلاعات محصولات، مانند SKU، میزان موجودی، محل نگهداری کالا و موارد دیگر را ذخیره کنید.
این کار باعث می‌شود پیدا کردن کالاهای موجود در انبار و بررسی میزان موجودی آن‌ها آسان‌تر شود و در نتیجه، در زمان، فضای انبار و دردسرهای مربوط به مدیریت کالا صرفه‌جویی شود.
کاهش هزینه‌ها
نرم‌افزار انبارداری می‌تواند شما را از پرداخت هزینه‌های غیرضروری نجات دهد.
برخی از هزینه‌های رایج مرتبط با موجودی را می‌توان به‌سادگی کاهش داد یا از آن‌ها جلوگیری کرد؛ برای مثال، نگهداری بیش از حد موجودی که به فضای اضافی برای ذخیره‌سازی نیاز دارد، خطاهای انسانی و همچنین تأخیر یا اشتباه در پردازش و تحویل سفارش‌ها که باعث مرجوع شدن کالاها می‌شود.
استفاده از نرم‌افزار انبارداری می‌تواند به هر یک از این مشکلات و موارد دیگر پاسخ دهد.
- پیش‌بینی موجودی می‌تواند مشکل انباشت بیش از حد کالا را برطرف کند، زیرا به شما می‌گوید برای پاسخگویی به میزان تقاضا دقیقاً به چه مقدار موجودی نیاز خواهید داشت.
- استفاده از خودکارسازی برای انجام وظایف مستعد خطا، مانند شمارش موجودی و تهیه گزارش‌ها، می‌تواند خطاهای انسانی را کاهش دهد یا حتی به‌طور کامل از بین ببرد.
- داشتن یک رکورد دقیق و لحظه‌ای از موجودی کالا به شما کمک می‌کند مشخص کنید کدام سفارش‌ها را می‌توانید به‌موقع و به‌درستی تکمیل و ارسال کنید و در نتیجه احتمال مرجوع شدن سفارش‌ها کاهش پیدا می‌کند.
حتما بخوانید: ۷ سؤال مهم برای پیدا کردن بهترین نرم‌افزار مدیریت انبار
نرم‌افزارهای مدیریت موجودی معمولاً چه امکاناتی ارائه می‌دهند؟
در اینجا چند مورد از مهم‌ترین امکاناتی که می‌توانید در نرم‌افزارهای مدیریت موجودی پیدا کنید، آورده شده است:
مدیریت موجودی کالا
مدیریت موجودی کالا قابلیتی است که محل و مقدار کالاهای شما را پیگیری می‌کند.
یک سیستم معمولی، هر بار که یک محموله از کالاها وارد انبار شما می‌شود یا از آن خارج می‌شود، میزان موجودی را به‌روزرسانی می‌کند.
با استفاده از این قابلیت، می‌توانید اطلاعات لحظه‌ای مربوط به مقدار موجودی ذخیره‌شده در انبار و همچنین محل فعلی قرار گرفتن کالاها را مشاهده کنید.
مدیریت تأمین و خرید
قابلیت مدیریت تأمین و خرید به کاربر اجازه می‌دهد برای هر کالا یک نقطه سفارش مجدد تعیین کند و همچنین زمانی که موجودی آن محصول رو به اتمام است، سفارش خرید ایجاد کند.
نقطه سفارش مجدد به میزان موجودی‌ای گفته می‌شود که می‌خواهید هنگام ثبت سفارش برای تأمین مجدد یک محصول، همچنان از آن محصول در انبار باقی مانده باشد.
با استفاده از این قابلیت، می‌توانید هر زمان که موجودی یک محصول کاهش پیدا می‌کند، سفارش‌ها را به‌صورت خودکار ارسال کنید و به این ترتیب از تمام شدن موجودی کالا جلوگیری کنید.
مدیریت تأمین‌کنندگان
این قابلیت اطلاعات مربوط به تأمین‌کنندگان شما، از جمله قیمت‌هایی که آن‌ها ارائه می‌دهند، را ذخیره می‌کند.
با استفاده از این اطلاعات، می‌توانید تأمین‌کنندگان مختلف و قیمت‌ها یا برآوردهای آن‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید و برای محصولی که قصد سفارش آن را دارید، تأمین‌کننده‌ای را انتخاب کنید که بهترین شرایط را ارائه می‌دهد.
رهگیری محموله‌ها
رهگیری محموله برای بررسی محل قرار گرفتن کالاهایی استفاده می‌شود که برای مشتریان خود ارسال کرده‌اید.
این قابلیت در میان کسب‌وکارهای تجارت الکترونیک که بخش عمده فروش آن‌ها از طریق ارسال کالا انجام می‌شود، بسیار محبوب است.
اینکه بتوانید دقیقاً ببینید هر بسته در چه مکانی قرار دارد و این اطلاعات را با مشتریان خود به اشتراک بگذارید، به ایجاد ارتباط بهتر، افزایش پاسخگویی و کاهش احتمال گم شدن یا نرسیدن سفارش‌ها کمک می‌کند.
گزارش‌های موجودی
این قابلیت گزارش‌های دقیق و کاملی درباره موجودی، فروش و عملیات کسب‌وکار در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید تصمیم‌های مهم‌تری بگیرید.
گزارش‌های معمول موجودی شامل روند فروش و خرید، جزئیات موجودی، فعالیت‌های مرتبط با موجودی و موارد دیگر هستند.
اسکن بارکد
انبارها معمولاً برای شناسایی آسان کالاها، روی هر محصول برچسب مشخصی قرار می‌دهند.
یکی از گزینه‌های رایج در انبارهای بزرگ‌تر، استفاده از بارکد برای برچسب‌گذاری کالاها و استفاده از بارکدخوان برای پیگیری موجودی است.
با اسکن کردن بارکد محصول هر بار که کالا جابه‌جا می‌شود، می‌توانید محل قرارگیری آن محصول را از لحظه ورود به انبار تا زمانی که برای مشتری ارسال می‌شود، پیگیری کنید.
بارکدها فقط برای مشخص کردن محل کالا استفاده نمی‌شوند؛ بلکه می‌توانند برای ذخیره اطلاعات دیگری درباره محصول نیز به کار بروند، مانند ابعاد فیزیکی، سایر محصولاتی که SKU یکسان یا ویژگی‌های مشابه دارند و اطلاعات مربوط به تأمین‌کننده.
نرم‌افزارهای مدیریت موجودی، سیستم‌هایی هستند که کسب‌وکارها از آن‌ها برای کنترل موجودی کالا و فعالیت‌های مرتبط با موجودی استفاده می‌کنند.
اگر قصد دارید نرخ گردش موجودی مناسبی داشته باشید، انبار خود را سازمان‌دهی کنید، هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهید و موجودی کالاهای خود را مدیریت کنید، یک سیستم مدیریت موجودی ابزار مهمی برای کسب‌وکار شما خواهد بود.
سخن پایانی
نرم‌افزار مدیریت موجودی راهکاری است که کسب‌وکارها زمانی به سراغ آن می‌روند که متوجه می‌شوند روش‌های دستی آن‌ها برای مدیریت موجودی دیگر پاسخگوی نیازهایشان نیست.
استفاده از سیستمی مانند نرم‌افزار انبارداری وهومن می‌تواند به شما کمک کند با بهره‌وری بیشتری رشد کنید و در عین حال تمام نیازهای مدیریت موجودی خود را از ابتدا تا انتهای فرآیند پوشش دهید؛ از جمله پیگیری موجودی، مدیریت چندین پلتفرم فروش و انبار، مدیریت تأمین‌کنندگان، گزارش‌گیری و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها.
نسخه آزمایشی رایگان ما را امتحان کنید و ببینید نرم‌افزار انبارداری وهومن چگونه می‌تواند به ساده‌تر و منظم‌تر شدن فرآیندهای مدیریت موجودی شما کمک کند.
